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La vérificatrice générale appelle à un changement de culture à Sherbrooke
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La vérificatrice générale appelle à un changement de culture à Sherbrooke
La vérificatrice générale de la Ville de Sherbrooke, Andrée Cossette, a livré son rapport annuel 2019 lundi. Elle relève un manque de rigueur dans le suivi des dossiers et dans la reddition de compte, notamment en ce qui concerne les cartes d’achat détenues par les employés. Elle a aussi couvert les dossiers de l’évaluation foncière, de la gestion à Récup Estrie et des paiements effectués en double.
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Rapport de la vérificatrice générale : Une gestion des cartes d’achat inhabituelle à Sherbrooke

Sherbrooke

Rapport de la vérificatrice générale : Une gestion des cartes d’achat inhabituelle à Sherbrooke

Jonathan Custeau
Jonathan Custeau
La Tribune
Un employé sur quatre à la Ville de Sherbrooke dispose d’une carte de paiement au nom de la Ville, ce qui favorise, selon la vérificatrice générale Andrée Cossette, une culture de « dernière minute » dans les achats et prive la Ville d’économies de plusieurs milliers de dollars. Au moment de déposer son rapport annuel, lundi, la vérificatrice générale a qualifié cette façon de faire d’inhabituelle et préoccupante. Elle répète encore cette année que les mécanismes de contrôle internes à la Ville sont déficients et que la reddition de comptes n’est pas appropriée.

De façon générale, Andrée Cossette estime que la Ville de Sherbrooke a beaucoup de pain sur la planche pour changer la culture organisationnelle et se donner des outils pour mieux contrôler les dépenses.

Elle relève par exemple que les 330 détenteurs de cartes d’achat à la Ville, soit le quart des employés, dépensent annuellement pour 5 M$ en biens et services sans qu’un contrôle adéquat ne soit mis en place. En quatre ans, entre 2015 et 2018, ce sont 100 000 transactions, pour un total de 23,3 M$, qui ont été enregistrées. 

Ces cartes d’achat servent en théorie aux dépenses de moins de 2000 $ chaque jour. La moyenne d’achat annuel pour chaque détenteur, en 2018, était de 15 594 $.

On note néanmoins que 112 transactions ont dépassé le maximum quotidien de 2000 $ en 2018. « J’ai constaté que les règles encadrant les achats sont peu connues par les différents services », écrit-elle dans le rapport. 

Mme Cossette signale que certaines factures ont été fractionnées pour répartir les montants, si bien qu’on retrouve neuf fois le même montant, la même journée, pour le même fournisseur, sur trois cartes d’achat, et vingt fois le même montant, la même journée, pour un même fournisseur.

Dans un autre cas, la carte d’un employé ayant quitté la Ville depuis 14 mois n’a toujours pas été annulée.

Parmi les dépenses relevées sur les cartes de crédit, notons des dons à la suite d’un décès, l’achat de chèques-cadeaux pour souligner le départ d’un employé et l’achat de fleurs pour des événements marquants vécus par les employés. Aucune procédure n’encadre non plus les frais de repas et de représentation alors qu’ils représentent 700 000 $ pour une période de quatre ans.

« L’idée est d’avoir une politique de ce qu’on permet et de ce qu’on ne permet pas. En ce moment, c’est différent d’un service à l’autre. Les frais de représentation devraient être centralisés à la mairie et il faudrait uniformiser le type de cadeaux qu’on fait. C’est de l’argent public qu’il s’agit », commente Andrée Cossette, qui considère qu’on a carrément contourné les règles pour acquitter certaines factures. 

La vérificatrice générale estime qu’il y a des économies à réaliser en regroupant certains achats de manière à obtenir de meilleurs prix. 

« La conclusion à laquelle j’arrive, en matière d’approvisionnement, c’est qu’il y a un manque de planification. Les urgences devraient demeurer des exceptions. Dans les trois autres villes avec lesquelles j’ai fait des comparaisons, le nombre d’utilisateurs de cartes d’achat est plus bas. Je ne dis pas qu’il y a de la négligence, mais que la culture doit changer. Ce n’est pas ce que les bonnes pratiques recommandent. Il n’est pas dans la culture de passer par le centre d’approvisionnement. C’est beaucoup, 330 cartes et 5 M$ en dépenses. »

Parmi ses 16 recommandations sur le sujet, la vérificatrice générale propose de limiter le nombre de détenteurs de cartes, d’examiner le processus d’acquisition des biens et services et de mettre à jour les politiques pour la participation à des congrès, colloques, formations, pour les frais de repas et l’achat de boissons alcoolisées. Elle propose aussi d’examiner les occasions d’aller en appel d’offres. 

Mme Cossette compte d’ailleurs s’intéresser aux dépenses de 25 000 $ et plus dans un prochain mandat, soit les dépenses qui, souvent, passent par un appel d’offres.

Récup Estrie doit revoir sa gouvernance

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Récup Estrie doit revoir sa gouvernance

Jonathan Custeau
Jonathan Custeau
La Tribune
SHERBROOKE — La régie de récupération Récup Estrie a traversé une période mouvementée au cours des trois dernières années, si bien que la vérificatrice générale de la Ville de Sherbrooke, Andrée Cossette, recommande d’en revoir la gouvernance. La recommandation a été bien accueillie par le président de l’organisation, Pierre Avard.

Mme Cossette relève que Récup Estrie sous-traitait l’ensemble de ses activités jusqu’en 2017 et comptait alors trois employés. Aujourd’hui, elle gère elle-même son centre de tri et embauche 58 personnes. Le conseil d’administration a récemment acquis une installation de tri optique (2,8 M$) pour améliorer la qualité du papier recyclé qu’elle génère. Or les règles de gouvernance n’ont jamais été adaptées. 

Selon Andrée Cossette, ces règles n’ont pas été révisées depuis 2010 et ne répondent pas aux standards actuels. « Le conseil doit mettre en place une structure et des processus de surveillance appropriés afin d’assurer l’atteinte de ses objectifs, de l’efficacité des contrôles et de l’utilisation optimale des ressources. »

La vérificatrice générale recommande donc l’embauche d’une ressource pour épauler la directrice générale, qui voit ses tâches gagner en importance avec le temps. Elle suggère aussi de resserrer les règles entourant l’octroi de contrats, d’adopter une politique de remboursement des frais de déplacement et de revoir le contrat de location du matériel roulant.

Elle rappelle que la Régie poursuit la compagnie à laquelle elle sous-traitait ses tâches, de même que son assureur, pour 1,3 M$.

« Nous avons eu beaucoup d’urgences dans les dernières années. Maintenant, il y a beaucoup d’activités supplémentaires et des règles nombreuses à respecter pour la gestion contractuelle », dit Mme Cossette. 

La situation, néanmoins, est loin d’être alarmante comme l’était celle de Valoris, dit-elle. « Valoris, c’était hors de contrôle. Je n’ai pas cette impression chez Récup Estrie. »

Andrée Cossette confirme d’ailleurs avoir reçu le plan d’action de Valoris et juge qu’il est acceptable. « S’il ne l’était pas, je leur aurais retourné. »

Pierre Avard a assuré que ces recommandations ne resteraient pas « sur une tablette ». 

« Nous avons eu l’occasion de prendre connaissance de vos recommandations et pour nous, c’est vraiment positif. Vous avez saisi l’ampleur de ce qui s’est passé au cours des trois dernières années. Les recommandations que vous faites vont nous aider. Le temps a manqué. Nous n’avons effectivement pas révisé la gouvernance depuis 2010. C’est clair que le C.A. va mettre vos recommandations de l’avant assez rapidement. »

M. Avard a rappelé que l’achat d’une nouvelle ligne de tri optique a permis de passer d’une situation où Récup Estrie payait 92 $/tonne pour se départir du papier à une situation où il peut vendre cette matière 85 $/tonne. « Comme 41 % des matières traitées sont du papier, l’investissement sera payé plus rapidement. »

Récup Estrie trie les matières recyclables des MRC du Val-Saint-François, de Coaticook, du Haut-Saint-François, des Sources, de Memphrémagog et de Sherbrooke. Elle dessert 200 000 habitants, a traité 31 303 tonnes de matières en 2019 et a un budget de 5 M$ en 2020.

1,5 M$ de paiements en double

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1,5 M$ de paiements en double

Jonathan Custeau
Jonathan Custeau
La Tribune
SHERBROOKE — La Ville de Sherbrooke parvient maintenant à intercepter les factures produites en double avant de les payer deux fois. Ce sont donc 1,5 M$ qui ont été récupérés ou qui n’ont pas été dépensés depuis la prise de conscience que certaines factures étaient payées deux fois. 

La vérificatrice générale Andrée Cossette, qui avait réalisé un mandat spécial à ce sujet l’an dernier, estime que le plan d’action mis en place par la Ville répond à ses recommandations, mais juge qu’il y a encore du travail à faire. 

« Il est certes important de détecter les paiements en double, mais il serait encore plus important d’éviter ce type d’erreurs en démontrant une plus grande rigueur administrative », écrit-elle dans son rapport 2019. 

Autrement dit, la centralisation des paiements permet désormais d’éviter que des factures soient payées en double, même si elles sont quand même encore produites deux fois.

En date du 24 août 2020, Sherbrooke avait récupéré la somme de 532 191 $ auprès de ses fournisseurs. L’interception de factures avant que des chèques soient émis, a évité des dépenses de 983 634 $. 

Mme Cossette indique n’avoir jamais vu une telle situation dans une autre ville. « C’est quand même particulier comme problème. C’est parce que nous sommes mal organisés. »

La modernisation du système informatique de la Ville de Sherbrooke devrait contribuer à éliminer ce genre d’erreur.

Une perte de revenus de 300 000 $ pour un manque de rigueur

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Une perte de revenus de 300 000 $ pour un manque de rigueur

Jonathan Custeau
Jonathan Custeau
La Tribune
SHERBROOKE — Un manque de grande rigueur dans la mise à jour du rôle d’évaluation foncière à la suite de travaux de construction ou de rénovation prive la Ville de Sherbrooke de revenus d’environ 300 000 $ annuellement selon la vérificatrice générale Andrée Cossette. Elle déplore aussi le faible taux de suivi pour l’inspection de ces bâtiments, ce qui ne permet pas à la Ville d’assurer le respect des permis qui ont été délivrés. 

À titre d’exemple, en 2019, la section Permis et inspection a délivré 5730 permis et certificats divers, mais n’a réalisé que 952 inspections, soit un taux d’inspection de 16,6 %. Entre 2017 et 2019, la Division de l’évaluation n’a pour sa part visité que 3333 bâtiments alors que la Ville comptait 54 499 unités d’évaluation. 

Mme Cossette relève plusieurs lacunes dans ce domaine. Pour la période de 2015 à 2019, seulement 17 % des permis ont fait l’objet d’une inspection. Dans le même sens, il n’existe pas de planification pour donner la priorité aux inspections à réaliser. En conséquence, les trop grands délais d’inscription des bâtiments au rôle d’évaluation pour leur nouvelle valeur occasionnent des pertes annuelles de revenus évaluées à 300 000 $. Dans le domaine non résidentiel particulièrement, des délais importants sont observés entre le moment où les travaux sont terminés et l’émission d’un certificat d’évaluation.

Andrée Cossette affirme avoir constaté que la répartition des dossiers entre les inspecteurs n’est pas supportée par des outils, si bien que la charge de travail n’est pas égale entre tous. « Le modèle de gestion actuel confère une trop grande autonomie aux inspecteurs dans le choix de leurs priorités d’action et il ne s’appuie pas sur une planification basée sur des critères de risque. »

Mme Cossette recommande entre autres la mise en place d’un calendrier d’inspection, ce qui permettrait aussi de maximiser chaque déplacement en regroupant les inspections d’un même secteur.

« La répartition géographique des inspecteurs crée un défi pour le maintien des ressources et le volume de dossiers à traiter. »

Parmi les 40 dossiers que la vérificatrice générale avait choisi de vérifier, deux n’ont jamais été retracés. « C’est préoccupant! Ce sont les archives du patrimoine bâti. C’est inquiétant à tous les points de vue parce qu’on ne peut pas savoir si ces dossiers sont complets. Toute la gestion documentaire est désuète. On y perd un temps fou. »

La vérificatrice générale note par ailleurs un taux de roulement et d’absentéisme élevé, de même qu’une faible mobilisation des employés, à la section Permis et inspection. « Il est important de mobiliser les employés vers un objectif commun et autour d’un plan d’action. La mobilisation vient avec un encadrement. Pour qu’ils se reconnaissent, ils doivent sentir qu’ils contribuent. »

Un nouveau coordonnateur entré en poste travaille toutefois à une réorganisation de la section et la vérificatrice générale dit constater des améliorations. 

En matière d’évaluation foncière dans le domaine résidentiel, l’objectif est de réduire de trois mois le processus entre la date de visite d’évaluation et l’émission du certificat. Pour le secteur non résidentiel, l’objectif est de réduire ce délai de huit mois.

Andrée Cossette a formulé 16 recommandations dans ce dossier. 

« On est là pour s’améliorer et on va le faire »

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« On est là pour s’améliorer et on va le faire »

Jonathan Custeau
Jonathan Custeau
La Tribune
SHERBROOKE — Les conclusions du rapport de la vérificatrice générale Andrée Cossette ont beau être dures et mettre en lumière une importante déficience de contrôle interne à la Ville de Sherbrooke, le maire Steve Lussier les a accueillies avec un certain positivisme. Quelques conseillers ont pour leur part affirmé avoir entendu la sonnette d’alarme activée par Mme Cossette.

« On est là pour s’améliorer et on va le faire. Il y a toujours de l’amélioration qui se fait en continu et c’est quelque chose de positif. Il y a vraiment un gain en efficacité à faire dans nos services. Nous continuerons de suivre les factures payées en double », a dit le maire Steve Lussier. 

Le conseiller Claude Charron a soulevé des inquiétudes devant la proposition de centraliser les achats au service de l’approvisionnement. Sa préoccupation était en partie partagée par le directeur général Daniel Picard. 

« Je trouve importante la centralisation qui génère des économies parce que ça permettrait un regroupement des achats et des besoins pour obtenir de meilleurs prix. Ce sont 25 M$ répartis dans tous les services qui sont dépensés à l’aide de cartes d’achat », fait valoir Andrée Cossette. 

« Il y a des avantages à centraliser les achats, mais il y a aussi des risques. Si on a décentralisé, c’était pour augmenter la vitesse à laquelle nous réalisions les dossiers. Si on centralise, on va ralentir certains projets », commente M. Picard. 

Le directeur général en a profité pour mentionner que des travaux étaient amorcés pour appliquer les recommandations des années passées. 

Danielle Berthold trouve effectivement que la Ville s’améliore en tenant compte des recommandations formulées alors que Nicole Bergeron a souligné que les nouveaux directeurs aux services de la gestion et de la planification du territoire et aux finances ont déjà amorcé d’importants virages. « Il faut se dire que quand on parle de changement de culture, ce sont des choses qui prennent du temps. Il faut que les personnes en autorité fassent percoler ça dans leurs services pour que tout le monde mette l’épaule à la roue. Ça ne se fait pas en criant lapin. » 

Annie Godbout a quant à elle indiqué entendre l’alarme sonnée par Andrée Cossette. 

« Vous parlez beaucoup de changer notre culture d’approvisionnement. Je trouve ça intéressant. Pour moi c’est une culture organisationnelle qui est complètement à changer. J’en viens à la conclusion qu’on n’a pas eu de gestion des priorités depuis plusieurs années. L’organisation du travail est déficiente à plusieurs niveaux et elle a un impact direct sur le compte de taxes des citoyens. Je souhaite qu’on établisse une stratégie sur la gouvernance de nos services. »

Évelyne Beaudin voyait elle aussi l’urgence d’agir. « L’appel est bien reçu. La politique de gestion des surplus est déjà toute prête. Elle devait être déposée en mars. Ça ne devrait plus tarder. On s’en vient avec des politiques de gestion des risques. On est bien partis, mais il faudra donner un bon coup et s’assurer de mettre ces politiques à jour à l’avenir. 

Elle en a profité pour formuler des suggestions de mandats pour un prochain rapport. Elle a nommé l’achat et la vente de biens immobiliers de la Ville, entre autres les terrains, et la possibilité d’étudier les outils de développement économique comme les crédits de taxes et les fonds d’investissement. 

Marc Denault a réitéré sa demande d’avoir un portrait global des projets majeurs approuvés par la Ville alors que Paul Gingues se dit inquiet de la faible marge de manœuvre dégagée par un excédent budgétaire de 14,2 M$.

À savoir à quel pourcentage des revenus de fonctionnement devrait se chiffrer un surplus raisonnable, Andrée Cossette a répondu que c’était aux élus de décider et de se fixer un objectif à respecter.