L’Université de Sherbrooke a dû revoir la stratégie d’implantation de son nouveau système informatique après avoir constaté que l’exercice serait beaucoup plus complexe et long qu’initialement estimé.

Informatique : gouffre financier à l'UdeS

EXCLUSIF / L’Université de Sherbrooke a dû revoir la stratégie d’implantation de son nouveau système informatique après avoir constaté que l’exercice serait beaucoup plus complexe et long qu’initialement estimé. Alors qu’en 2011 un budget de 33 M$ avait été prévu pour la conversion informatique, les dépenses réelles s’élevaient à 24 M$ au 30 avril 2018. Et le travail est loin d’être terminé. L’implantation qui devait se faire sur huit ans durera deux ou trois ans supplémentaires pour se terminer en 2021 ou 2022. La direction confirme qu’il y aura un important dépassement des coûts, mais refuse de le chiffrer alléguant qu’il est encore trop tôt.

Rappelons qu’en juin 2017, une nouvelle direction entrait en fonction à l’UdeS. « À l’été 2017, l’UdeS a réalisé une revue du projet. À la suite de cet examen-là, à l’automne 2017, l’UdeS a réorganisé le projet. Avant, l’UdeS gérait l’implantation du système informatique comme un seul et même projet. Nous l’avons découpé pour le traiter comme un portefeuille de projets. On voulait vraiment s’aligner sur les bonnes pratiques de gestion de projet », explique Christine Hudon, vice-rectrice aux études, ajoutant que 13 sous-projets ont été identifiés dans le portefeuille.

Trois des 13 projets sont complétés à ce jour, soit 23 pour cent. Alors que 24 M$ ont été dépensés sur les 33 M$ initialement prévus, soit 73 pour cent.

« On a 13 projets actuellement, mais ce nombre pourrait changer, car on est en train de réévaluer la portée et l’étendue du projet. Aussi, tous les projets n’ont pas la même importance ni la même ampleur. Certains sont plus fondamentaux d’autres plus périphériques », prévient la vice-rectrice aux études.

Les trois logiciels implantés et fonctionnels sont celui qui gère les stages coopératifs, celui qui gère les programmes et activités pédagogiques et celui qui gère la formation continue non créditée.

Christine Hudon, vice-rectrice aux études à l’UdeS : « On a 13 projets actuellement, mais ce nombre pourrait changer, car on est en train de réévaluer la portée et l’étendue du projet. »

Changement nécessaire

La revue du projet a aussi amené un changement à la direction de ce dernier. En octobre 2017, Denis Robert Élias a été nommé directeur intérimaire et la nouvelle directrice de projets, Marie-Josée Fortier, est entrée en fonction en juin 2018.

« L’ancien système de gestion informatique des dossiers étudiants avait été implanté dans les années 1980. Ce système devenait désuet et on ne pouvait plus le faire évoluer. Depuis plusieurs années, l’Université veut mettre en place un nouveau système de qualité, un système performant et, évidemment, sécuritaire. Toutes les universités sont en train de remplacer leur système ou l’ont déjà fait et l’UdeS doit faire de même pour demeurer compétitive », rappelle Mme Hudon.

« C’est un système administratif qui n’est connu ni du grand public ni des étudiants, mais qui sert au personnel. Ce système gère toutes les informations concernant les études d’une personne. Ça va de l’inscription jusqu’à la diplomation et même au-delà », note-t-elle, précisant que le système gère les 30 000 dossiers d’étudiants actifs, environ10 000 dossiers de participants aux activités de l’université du troisième âge et, en plus, les dossiers des anciens de l’UdeS.

La phase d’analyse du projet avait débuté en 2011 et, en 2013, la phase de développement a été amorcée.

« La direction de l’UdeS et le conseil d’administration suivent de près l’avancement du projet et le contrôle des coûts », ajoute Mme Hudon, répétant qu’il est trop tôt pour estimer le coût total de l’implantation du nouveau système informatique, « car nous sommes à réévaluer certains logiciels du portefeuille de projets. »