La nouvelle vérificatrice générale de la Ville de Sherbrooke, Andrée Cossette, a déposé un premier rapport comptant 70 recommandations après seulement huit mois à l’emploi de la Ville.

La Ville doit mieux encadrer ses paramunicipales

La Ville de Sherbrooke pourrait mieux encadrer ses organismes paramunicipaux et assurer une meilleure surveillance des objectifs fixés pour chacun d’entre eux. Il s’agit d’un des constats de la vérificatrice générale Andrée Cossette, qui déposait lundi un premier rapport après seulement huit mois à l’emploi de la Ville de Sherbrooke.

Le rapport fait état de sept mandats d’audit de l’optimisation des ressources, deux de vérifications financières et deux de vérifications de conformité. Il compte environ 70 recommandations.

Dans l’ensemble, la vérificatrice générale relève que « la Ville ne joue pas pleinement son rôle de gardien et de surveillant de la bonne utilisation des fonds publics en regard des sommes qu’elle confie aux organismes [paramunicipaux] » et qu’elle les a laissés libres de mettre en place leur propre processus de surveillance.

« La reddition de compte effectuée par les organismes à la Ville est variable et n’est pas centralisée. Les organismes envoient différentes informations à différentes personnes à la Ville. On n’a pas de centralisation de l’information, notamment pour savoir combien coûte chacun des organismes. On peut voir que ç’a été recommandé à Laval et à Terrebonne également. Ça permet d’avoir l’ensemble de l’information.

« Le rôle des élus sur les conseils d’administration peut parfois porter à confusion et peut parfois entrer en contradiction avec leur rôle d’élus, ajoute-t-elle. À l’occasion, il arrive que des décisions se prennent au conseil d’administration et n’entrent pas avec les visées de la Ville. Les membres du C.A. pourraient croire que la Ville supporte une décision parce que l’élu a voté pour, ce qui n’est pas nécessairement le cas. »

Mme Cossette invite les élus à réfléchir au sujet « et à revoir leur rôle et responsabilité au sein des C.A. »

Andrée Cossette recommande donc de mettre en place une politique de gouvernance et de surveillance ainsi qu’une instance pour rendre compte au conseil municipal de la qualité de la gouvernance des organismes paramunicipaux.

Si Mme Cossette s’est intéressée à quatre organismes paramunicipaux, dont Destination Sherbrooke, Commerce Sherbrooke et Sherbrooke Innopole, c’est à Animation Centre-ville que les recommandations sont les plus nombreuses. Les quatre organismes ont reçu une contribution de 7,8 M$ de la Ville de Sherbrooke en 2018.

Elle souligne qu’il n’y a pas de convention de gestion entre Animation Centre-ville et la Ville et que le bail du Théâtre Granada est échu depuis le 31 décembre. Il n’y existe pas de code d’éthique et de déontologie pour les administrateurs et les employés ni de règles sur l’octroi de billets gratuits ou sur le remboursement des frais de déplacement, de repas et de représentation. Andrée Cossette recommande aussi que les accès au coffre-fort soient révisés.

« Ils ont une nouvelle directrice générale et beaucoup de changements ont été entamés. Beaucoup reste à faire aussi. Trop de personnes ont accès au coffre-fort. Je recommande que seules les personnes dont c’est la tâche y aient accès. Ils devraient toujours être deux pour avoir accès au coffre-fort. »

À Commerce Sherbrooke, la convention de gestion est échue depuis le 31 décembre 2014. « Qu’on ne renouvelle pas ces conventions, ce n’est pas normal. C’est par ces conventions qu’une Ville parle. »

La vérificatrice générale recommande également de mettre en place une politique pour les frais de déplacement et un code d’éthique et de déontologie et de revoir le mandat de Commerce Sherbrooke. « Il faudrait préciser ses rôles et responsabilités », résume Mme Cossette.

En ce qui concerne Destination Sherbrooke, Mme Cossette parle d’une « structure répondant aux critères de saine gouvernance. Là également, les conventions de gestion sont échues depuis plusieurs années. Il est recommandé d’instaurer des indicateurs de performance et de préciser les balises concernant les situations de conflit d’intérêts.

Enfin, à Sherbrooke Innopole, « les rôles et responsabilités des différentes instances ne sont pas documentés ». Il est suggéré d’y mettre en place une politique d’évaluation des placements et des provisions pour moins-value. Sherbrooke Innopole gère 2,1 M$ en placements dans diverses entreprises. Au 31 décembre 2017, la provision pour moins-value était de 370 367 $.

La gestion de la relève pose problème

La gestion de la relève pose problème à la Ville de Sherbrooke alors que 239 employés ont plus de 50 ans et sont susceptibles de partir à la retraite en 2018 ou en 2019. Il s’agirait d’une augmentation des départs de 260 % par rapport à la moyenne des années 2015 à 2017.

« L’administration municipale n’a pas de vision complète et actualisée de la situation pour tous les postes clés qu’elle devra remplacer à brève échéance. Je ne peux donc pas conclure que la Ville s’est dotée d’une vision et d’une stratégie globale de gestion de la relève », rapporte la vérificatrice générale, Andrée Cossette, dans son rapport.

Mme Cossette relève que chaque service gère sa relève de façon autonome mais qu’aucun d’eux n’a un plan de gestion de relève complet, donc que la Ville ne peut évaluer les risques pour l’organisation.

En s’intéressant à tous les services municipaux, Mme Cossette conclut que quatre d’entre eux sont à risque élevé de ne pas pouvoir combler les postes qui seront vacants. Quatre autres ont un risque modéré alors que cinq ont un risque faible.

La vérificatrice générale suggère entre autres de dresser un état de la situation et de préparer un plan d’action.

« La Ville a de grands défis pour remplacer les postes qui vont partir à court terme. Il faut que la Ville mette en place un mécanisme pour assurer le transfert des connaissances des personnes clés qui partiront avec un bagage important de connaissances. Dans l’exercice, 36 % des postes susceptibles de partir sont des postes dont on a besoin pour rendre des services à la population ou des postes où il y a une rareté de la main-d’œuvre et où il faut faire des efforts pour attirer des candidats intéressants. »

Des contrats payés en double?

Parmi les autres sujets abordés par la vérificatrice générale se trouve le paiement aux fournisseurs. « Le contrôle interne entourant le contrôle financier présente beaucoup de lacunes. Quand un système a des lacunes, et tous les systèmes ont des lacunes, on met en place des contrôles compensatoires. Ils n’ont pas toujours été appliqués avec rigueur, ce qui fait que certains fournisseurs pourraient avoir été payés deux fois. Ce que je recommande, c’est de faire l’analyse de ce qu’on a payé et de voir si nous avons payé en double des fournisseurs. On sait qu’il y a déjà eu des réclamations de faites à des fournisseurs. »

Mme Cossette n’est pas en mesure de chiffrer les sommes qui pourraient avoir été payées en double.

Dans le même sens, en matière de gestion du carburant, elle relève qu’on « ne vérifie pas si le prix facturé par le fournisseur de carburant correspond au prix négocié ».

Dans le dossier des états financiers, Andrée Cossette mentionne que 1232 projets d’immobilisation sont « ouverts », certains depuis 2007. Ces projets présentent au total des financements de 475 M$.

« Le règlement 1 prévoit qu’après trois ans, on devrait fermer le projet, à moins qu’il y ait une raison pour qu’on le laisse ouvert. Quand on est rendu à des projets de 2007, l’élastique commence à être étiré. »

Deux projets de 2007 sont toujours en cours, contre 28 de 2008 et 122 de 2010.

Enfin, Andrée Cossette suggère de remplacer rapidement le système financier, qui devait être prêt en 2018 et qui a été retardé à 2020. Le projet évalué à 9 M$ en 2016 coûtera finalement 13 M$. La version actuelle n’a pas été mise à jour depuis 1999.