Selon les estimations de l’UdeS, près de 30 M$, sur les 65 M$ qui seront investis dans ce projet, sont destinés aux salaires du personnel de l’UdeS alors que le budget initial de 33 M$ incluait 13 M$ pour les ressources humaines internes, soit moins de la moitié.

Le nouveau système informatique de l’UdeS coûtera deux fois plus cher

PRIMEUR / L’implantation du nouveau système informatique de l’Université de Sherbrooke coûtera le double de ce qui était prévu au départ. Alors qu’en 2011 un budget de 33 M$ sur six ans avait été établi pour la conversion informatique, les nouvelles estimations de l’UdeS indiquent que l’exercice coûtera 65 M$ et prendra dix ans, pour se terminer en 2022-2023. Au 30 avril 2019, dernière donnée disponible, 27,8 M$ avaient été dépensés.

« On avait certainement sous-évalué les coûts, mais il y a aussi toutes les questions de performance, d’ergonomie et de sécurité qui ont été révisées pour tenir compte de la réalité actuelle, car beaucoup de choses ont changé entre 2011 et aujourd’hui », explique Christine Hudon, vice-rectrice aux études et marraine du projet.

« Par exemple, on devait s’assurer qu’au niveau de la sécurité, le système soit bien robuste pour éviter les brèches de confidentialité dont on entend parler dans les médias récemment », ajoute-t-elle.

Selon les estimations de l’UdeS, près de 30 M$, sur les 65 M$ qui seront investis dans ce projet, sont destinés aux salaires du personnel de l’UdeS alors que le budget initial de 33 M$ incluait 13 M$ pour les ressources humaines internes, soit moins de la moitié. De plus, une portion du travail qui devait se faire à l’interne sera éliminée.

« Il y a du développement qu’on devait faire à l’interne, mais finalement, on se tournera vers l’externe pour l’achat de logiciels pour certains modules. On repasse toute la stratégie du développement. L’analyse des besoins, la priorisation des fonctionnalités, la revue des normes de développement demeureront à l’interne », souligne la vice-rectrice, convenant que les dépenses salariales avaient été sous-évaluées au départ.

Rappelons que La Tribune avait publié en exclusivité en juillet que l’UdeS avait dû revoir la stratégie d’implantation de son nouveau système informatique après que la nouvelle direction soit entrée en fonction en juin 2017. À ce moment, la direction avait précisé que le projet, qui était auparavant géré comme un tout, avait été découpé en 13 sous-projets et qu’en date du 30 avril 2018, date de fin d’exercice financière de l’établissement, 24 M$ avaient déjà été dépensés pour la réalisation de trois sous-projets sur 13.

L’an dernier, trois des 13 projets étaient donc complétés, soit 23 pour cent, alors que 24 M$ avaient été dépensés sur les 33 M$ initialement prévus, soit 73 pour cent. Rappelons que la direction de l’UdeS n’avait pas voulu divulguer l’estimation des coûts totaux même si elle assurait en avoir le plein contrôle.

27,8 M$ dépensés pour compléter cinq des 16 modules

L’hiver dernier, le projet a encore été redécoupé et se divise maintenant en 16 sous-projets. En date du 30 avril 2019, cinq d’entre eux avaient été complétés, soit 31 pour cent, pour un coût totalisant 27,8 M$, soit 43 pour cent du budget réajusté de 65 M$ et 84 pour cent du budget initial de 33 M$.

La direction précise que tous les projets n’ont pas la même importance ni la même ampleur et que, par conséquent, ils ne nécessitent pas tous un investissement comparable.

En vue du projet, deux soumissions avaient été déposées et la moins onéreuse avait été acceptée, soit celle de Berger-Levrault, fournisseur avec qui le contrat de conversion électronique a été signé.

Christine Hudon

Est-ce que le fournisseur avait mal évalué les coûts liés à la conversion et a finalement facturé des « extras » portant la valeur du contrat au-delà de la valeur de l’autre soumission?

« Non, en vertu de la loi sur les organismes publics, un soumissionnaire ne pourrait pas faire ça. Par contre, il peut y avoir des demandes de changements pour améliorer des fonctionnalités. Et de notre côté, on a réévalué la portée du système et nos besoins », mentionne la vice-rectrice sans préciser la valeur du contrat initial ni le coût réel à ce jour.

« À noter que le budget de 65 M$ se compare avantageusement à ceux de projets semblables réalisés dans d’autres universités et que les utilisateurs sont satisfaits des modules terminés, en particulier les interfaces qui sont lisibles, claires et cohérentes », assure Mme Hudon.

Gestion resserrée

Selon la vice-rectrice aux études, plusieurs étapes significatives ont été franchies depuis la relance du projet en 2017.

En plus de doter le projet (baptisé Véo) d’une nouvelle structure de gouvernance, l’UdeS a nommé une nouvelle directrice, Marie-Josée Fortier, qui est à la tête de l’implantation depuis juin 2018.

Les rôles et responsabilités de l’ensemble des parties prenantes ont été révisés, et les différentes approches, réévaluées.

« Nous avons maintenant une vision claire de l’état d’avancement de l’ensemble des travaux et des nouvelles orientations du projet. Nous sommes en contrôle et le projet bénéficie des compétences de ressources solides et expérimentées. Le résultat de ce projet sera de grande qualité et en conformité avec les meilleures pratiques du marché », affirme la professeure Hudon.

Une fois terminé, Véo sera une plateforme moderne et flexible destinée à remplacer quelque 50 000 rapports, 2000 programmes informatiques et près de 350 ensembles de données contenant près de 45 millions d’enregistrements.